In den Anfangsjahren waren die seminareigenen Dias zusammen mit denen der Kunsthalle - in deren Räumlichkeiten zunächst das Seminar untergebracht war - nach einem den großen Kunstepochen folgenden alphabetischen Signaturenschema aufgestellt. Erst nach dem II. Weltkrieg (1951/2) erfolgte eine Trennung des Bestandes und eine Aufstellung in einer neuen Systematik nach Kunstgattungen. Nach dem Krieg wurde eine große Zahl von Dias in eigens dafür angekauften Kuchenformen untergebracht, bis zusätzlich zu den aus der Kunsthalle übernommenen Kästen neue Boxen aus spezieller Pappe mit Klappdeckel angefertigt werden konnten. Hierfür war die Buchbinderei Hermann Singer zuständig. In einer Rechnung von 1958 sind 50 Diakästen (30x11,5x10 cm) zum Stückpreis von 4,80 DM ausgewiesen, insgesamt also 240 DM. Kleindias wurden in Miniaturausgaben der gleichen Boxen (25x6x8 cm) untergebracht und kosteten 4 DM. Aus diversen Schenkungen gelangten verschiedene Arten von hölzernen Aufbewahrungskästen in das Diaarchiv, die im regulären Betrieb aber keine Verwendung fanden. Für die Kleinbilddias wurden ab Ende der 70er Jahre Schränke vom Typ Pohlschröder Abodia eingesetzt, in deren Schubladen die einzelnen Holzkästen eingestellt wurden.
Bis 1977 waren die Bestände der Diathek -ausgenommen die Sondersammlungen wie die aus dem Archäologischen Seminar übernommenen Glasdias- nach Kunstgattungen sortiert: Architektur, Malerei, Plastik, Buchmalerei, Wandmalerei, Mosaiken, Glasmalerei, Ikonen, Kunstgewerbe, Kirchenausstattung, etc. Eine weitere Unterteilung erfolgte nach Zeiten und Ländern, im Falle der Architektur in die Epochen Vorromanik, Romanik, Gotik, Renaissance, etc. und schließlich das 19. und 20. Jahrhundert, wobei beide Ordnungsprinzipien oft nebeneinander existierten. Jede Epoche war wiederum in Länder eingeteilt: Deutschland, England, Frankreich, Italien... Innerhalb einzelner Städte erfolgte außerdem eine Unterteilung in Sakral- und Profanarchitektur. Die praktischen Probleme dieses Gliederungsprinzips (Länderzuordnung im Hinblick auf die sich nach dem II. Weltkrieg gewandelte europäische Landkarte, Einordnung von Kunstwerken, an denen mehrere Jahrhunderte gewirkt wurde, Einordnung von Arbeiten eines Künstlers in verschiedenen Abteilungen) machten eine Neuordnung vor allem der Bereiche Malerei, Plastik und Architektur unumgänglich. Nach zwei Jahren war diese abgeschlossen und präsentierte den heute noch sichtbaren Zustand: eine alphabetische Gliederung nach Künstlern, darunter im nächsten Schritt nach Gattungen, und eine alphabetische Gliederung nach Orten, die wiederum in Sakral- und Profanbau und gegebenenfalls weitere Unterteilungen angelegt war. Dies entspricht dem Standart des Marburger Indexes. Abteilungen wie Elfenbein, Kirchenausstattung und Buchmalerei behielten die Sortierung nach Ländern und Jahrhunderten bei. Thematisch gegliedert sind die Politische und die Christliche Ikonographie. Anhand der Überblickssystematiken mussten in neuerer Zeit die Diakästen und -schubladen selbst nach brauchbarem Bildmaterial durchsucht werden.
Die Beschriftung und Inventarisierung der neuen Dias oblag bis in die 1960er Jahre den Assistenten des Seminars. Später beschrifteten der Leiter der Diathek und seine Hilfskräfte, und schließlich die Besteller der jeweiligen Dias selbst. Zur Vorbereitung auf die Vorlesungen und Seminare wurden Dias entnommen (80-100 pro Vorlesung) und in "Semesterapparate" der Professoren, bzw. später in die Referatskästen sortiert. Für die Ausleihe standen die Kuchenformen und etwa ab den 90er Jahren Plastikboxen zur Verfügung. In den Boxen befanden sich je zwei nummerierte Schienen, die mit Dias bestückt so auch in die automatischen Projektoren eingeschoben werden konnten.
Systematik der Christlichen Ikonographie (Stand 2006) Systematik der Topographischen Abteilung (Stand 2008)
Systematik der Politischen Ikonographie
©Dr. Anke Napp